Kommunikation mit Bauherren verbessern

Im Bauwesen treffen viele Beteiligte aufeinander: ArchitektInnen, IngenieurInnen, Fachfirmen und nicht zuletzt die BauherrInnen. Damit aus einer Idee ein funktionierendes Gebäude wird, braucht es mehr als nur die entsprechende Planung und das notwendige Budget: Es braucht Kommunikation auf Augenhöhe. 

Warum Bauherrenkommunikation über Projekterfolg entscheidet

Ein Bauprojekt ist Teamarbeit mit Beteiligten, die unterschiedliche Perspektiven, Erwartungen und Fachkenntnisse mitbringen. Planungsbüros stehen dabei besonders in der Verantwortung: Sie müssen Informationen so vermitteln, dass BauherrInnen den Überblick behalten und Entscheidungen treffen können. Wer klar und nachvollziehbar kommuniziert, verhindert Missverständnisse, spart Zeit und senkt Kosten.

Erwartungen aktiv steuern

Schon in der frühen Planungsphase müssen Ziele, Budgets und Leistungen transparent und realistisch kommuniziert werden. Wer versäumt, den Leistungsumfang klar zu definieren, riskiert später Diskussionen über Kosten, Qualität oder Zuständigkeiten.

Vertrauen schaffen

Bauherrinnen wollen verstehen, wie Entscheidungen entstehen; vor allem bei Budgetfragen oder Planänderungen. Wer offen und nachvollziehbar kommuniziert, schafft Vertrauen und stärkt die Zusammenarbeit. Besonders wichtig: BauherrInnen sollten sich jederzeit trauen, Fragen zu stellen oder Wünsche zu äußern.

3 typische Fehler in der Kommunikation mit BauherrInnen – und wie man sie vermeidet

Bauprojekte scheitern selten an Technik oder Budget – viel öfter an schlechter Kommunikation zwischen Planerinnen und Bauherrinnen. Das trifft auf den privaten, gewerblichen und öffentlichen Bereich gleichermaßen zu. 

Es gibt drei Fehler in der Bauherrenkommunikation, die sich besonders häufig wiederholen:

Fehler 1: Fachjargon ohne Erklärung

Begriffe wie DIN 276, HOAI oder Sohlplatte sind im Planungsalltag selbstverständlich, für die meisten BauherrInnen allerdings meistens unbekannt. Trotzdem zögern viele, im Gespräch nachzufragen – einfach aus Sorge, uninformiert zu wirken.

Wer mit Laien spricht, sollte Fachbegriffe also immer proaktiv und in einfacher Sprache erklären. Das beugt Missverständnissen von Anfang an vor.

Fehler 2: Reaktiv statt proaktiv

Leider ein ebenfalls häufiger Fehler: die Nachfrage bei oder von KundInnen, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Ein klassisches Beispiel: Während der Bauphase fällt auf, dass eine Wand zu kurz ist, weil die genaue Position der Innentüren nie final besprochen wurde.

Besser: Zeitpläne früh erklären, Entscheidungen rechtzeitig einholen, Alternativen anbieten. Wer vorausschauend kommuniziert und proaktiv informiert, verhindert Verzögerungen, Frust und Mehrkosten.

Fehler 3: Unstrukturiert

Unklare Formulierungen auf Kundenseite ("Ich hätte gerne eine elegante, dunkle Fliese") oder Planerseite ("Ich suche einen günstigen Bodenbelag für Sie aus") führen regelmäßig zu Missverständnissen. Stattdessen braucht klare, dokumentierte Entscheidungen.

Ebenso problematisch: Wünsche und Änderungen, die auf Notizzetteln, per SMS oder über mehrere Kanäle verteilt kommuniziert werden. Das führt zu Chaos, weil keiner mehr weiß, was wann entschieden wurde.

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5 Tipps für eine bessere Bauherrenkommunikation

Für einen erfolgreichen Projektverlauf gilt es, die oben genannten Fehler zu vermeiden. Folgende Tipps helfen Planungsbüros bei der Kommunikation mit Bauherren:

Tipp 1: Projektstart dokumentieren

Gleich zu Beginn sollten Erwartungen, Ziele, Budgets und Zuständigkeiten klar festgehalten werden. Auch die bevorzugte Kommunikationsform (z. B. E-Mail, digitales Bautagebuch, feste Jour fixe) sollte früh vereinbart werden.

Am besten schriftlich alle Details festhalten und dann noch einmal mündlich durchsprechen, um keinen Raum für Missverständnisse zu lassen.

Tipp 2: Regelmäßig informieren

Es ist ganz normal, dass es ab der Ausführungsplanung im Bauablauf zu kleineren oder größeren Änderungen kommt. Behördenvorschriften, Kundenwünsche, Bedenkenanzeigen von Baufirmen oder Schlechtwetter können den Zeitplan und das Budget stark beeinflussen.

Hier sorgt eine klare Kommunikation für einen möglichst reibungslosen Ablauf. Mindestens alle zwei Wochen sollte es einen klaren Überblick über Planungsstand, Baufortschritt, Änderungen und Budget geben. Das hält alle Beteiligten informiert und reduziert Rückfragen.

Tipp 3: Lieber zeigen als nur reden

Es ist unabdinglich, BauherrInnen den aktuellen Bauablauf zu erklären. Zusätzlich sollte der Verlauf anhand eines Bauzeitenplans auch visualisiert werden.

Je anschaulicher die Darstellung, desto fundierter die Entscheidung. Besonders hilfreich: Vor-Ort-Termine mit konkreten Beispielen. Auch Materialien usw. sollten deshalb vor Ort gezeigt und nicht nur über das Telefon beschreiben werden.

Tipp 4: Fragen systematisch erfassen

Bei jedem Bauprojekt tauchen früher oder später Fragen auf, die nicht sofort beantwortet werden können. Sei es, dass Informationen von Behörden oder Baufirmen eingeholt werden müssen oder äußere Umstände eine umgehende Klärung verhindern.

Wichtig ist in diesem Fall, dass die Fragen nicht in Vergessenheit geraten. Dabei helfen strukturierte Fragelisten und die lückenlose Protokollierung der Antworten, um letztere nachvollziehbar zu machen.

Tipp 5: Intuitive Tools nutzen

Ein ganz wesentlicher Faktor bei der Kommunikation ist die Entscheidung für ein Tool. Klassische Methoden wie Papierakten oder unstrukturierte Excel-Listen sind eher unpraktisch, weil sie lästig zu pflegen sind – und durchaus fehleranfällig.

Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine zentrale, transparente Projektkommunikation und verbessern die Zusammenarbeit. Das trifft insbesondere auch auf die Kostenverfolgung zu.

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Wie Compa bei der Bauherrenkommunikation unterstützt: Kostenverfolgung 

Softwarelösungen wie Compa sorgen für Transparenz und Ordnung. Statt Informationen über verschiedene Kanäle zu verstreuen, werden die Projektdaten zentral gespeichert. Jeder im Team kann jederzeit – auch auf der Baustelle – auf die aktuellen Zahlen zugreifen; allem voran die Projektkosten.

Das bedeutet: mehr Übersicht, weniger Rückfragen (und Missverständnisse). Darüber hinaus der sich in Entwicklung befindliche KI-Assistent für die Bauleitung mittels Bautagebuch, Protokolle, Emails, Erinnerungen und Mängel-Tickets die Steuerung erleichtern.

Fazit: Gute Architektur beginnt mit guter Kommunikation

Wer verständlich, strukturiert und transparent mit Bauherr:innen kommuniziert, schafft Vertrauen und sorgt für reibungslose Abläufe. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessert auch das Verhältnis zwischen PlanerInnen und AuftraggeberInnen – was zu mehr Erfolgen, positivem Feedback, Weiterempfehlungen ( = NeukundInnen) führt.